보고와 결재는 우리나라 기업문화에서 빼놓을 수 없는 부분입니다. 회사마다 보고를 요구하는 문서의 종류도 다르고, 직급 체계나 결재 방식도 조금씩 차이가 있지만 한 가지는 공통적입니다. 팀원-파트장-팀장 순으로 차례차례 결재를 받아 의사결정을 진행하고, 그 문서를 보존한다는 점입니다.
때문에 실적보고, 주간보고, 휴가보고, 지출보고 등 업무 진행이나 의사결정에 필요한 다양한 보고서를 올리고 거기에 사인이나 도장, 전자서명 등으로 결재를 받는 것이 대부분 기업들이 업무를 하는 방식일 것입니다. 이것은 의사결정을 메일로 진행하는 외국 기업들과 가장 다른 점입니다.
우리나라에서는 업무 전산화가 이루어지기 전부터 종이문서로 보고하고 결재하는 문화가 정착해있었습니다. 의사결정구조가 상하 수직적이고, 중앙집권적이며, 위에서 책임지는 형태로 되어 있어 의사결정에는 반드시 보고와 허락이 필요했던 것이죠. 또한 의사결정으로 인해 영향을 받는 부서의 합의와 협조, 참조도 중요한 절차로써 결재 문서 양식에 포함되었습니다.
이런 절차는 인터넷이 보편화되고 업무 전산화가 이루어진 이후에도 관습으로 남아 ‘전자결재’를 탄생시키기에 이릅니다. 그래서 이전에는 결재판을 들고 팀장님 책상 앞을 서성거리거나 결재받은 서류를 차곡차곡 쌓아 보관하는 것이 일상적인 풍경이었다면, 이제는 스마트폰에서 알림을 받고 앱을 통해 결재하는 것이 일반적인 일이 되었습니다.
전자결재는 기존의 수직적인 의사결정 구조를 따르기는 했지만, 보고 문화를 크게 바꾸어놓았습니다. 얼굴을 맞대고 실물 도장이나 사인을 받을 필요가 없어지고, 결재자가 부재중일 때도 문제가 없게 되었습니다. 또한 문서 양식이 통일되고 문서 관리가 중앙화되면서 종이문서를 작성하고 관리하는 것에 대한 비효율과 보안 우려도 해소되었습니다. 전자 문서함에 종류별로 문서가 쌓이기 때문에 다시 찾아보는 것이 쉽고, 분실 걱정도 사라졌습니다.
전자결재를 도입하며 일어난 무엇보다 좋은 변화는 의사결정의 속도가 빨라졌다는 점입니다. 전자결재를 사용하기 시작한 기업들은 기존에 결재가 완료되기까지 3주가 걸렸다면 지금은 하루, 빠르면 한 시간 안에 결재가 완료된다고 이야기합니다. 그만큼 전자결재를 통해 불필요한 커뮤니케이션 비용과 비효율을 개선하고 경쟁력과 생산성을 높일 수 있게 되었습니다.
전자결재를 통한 커뮤니케이션 문화가 생산성 향상으로 이어지기 위해서는 기업의 노력도 필요합니다. 예를 들면 결재 단계를 축소하거나 요구하는 보고의 종류를 더 간소화하여 의사결정에 필요한 시간과 비용을 줄일 수 있습니다.
결재는 우리나라의 독특한 기업문화지만 문서에 서명하는 순간 의사결정에 대해 다시 한번 숙고하게 되고, 그에 대한 책임 소재를 분명히 한다는 점에서 메일로만 업무를 하는 것보다 좋은 점이 분명 있습니다. 모두 전자결재를 잘 활용해 업무에 필요한 커뮤니케이션과 의사결정이 효율적으로 이루어지기를 바랍니다.
